Mỗi doanh nghiệp sản xuất phân phối thường duy trì một lượng hàng nhất định trong kho để sẵn sàng phục vụ cho nhu cầu thị trường. Nhưng một khi lượng tồn kho quá cao, không tiêu thụ được như kỳ vọng thì lại trở thành “quả bom hẹn giờ” của doanh nghiệp. Trong khi nếu hàng tồn quá ít thì lại lo không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể điều chỉnh và kiểm soát lượng hàng tồn kho phù hợp ?

Cùng iCheck khám phá bí kíp quản lý tồn kho chính xác, giảm thất thoát, tối ưu kho để tăng lợi nhuận!

1. Nhận diện nguyên nhân phổ biến khiến việc quản lý tồn kho gặp khó khăn

Nguyên nhân chung khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi quản lý tồn kho chính số liệu ảo. Việc thống kê, ghi chép bằng sổ sách khiến cho sai sót nhiều hơn và khó phát hiện.

Sai sót trong quá trình vận hành như là nhập liệu sai (sai mã hàng, sai số lượng), quên nhập liệu, nhà cung cấp giao hàng sai. Một nghiên cứu của U.S Retail Fraud chỉ ra rằng: 16.5% sai lệch kho là do sai sót trong vận hành, giấy tờ, 6.8% là sai lệch do nhà cung cấp nhầm hoặc gian lận. Ngoài ra, số liệu ảo có thể phát sinh do bị mất cắp và gian lận, cũng theo U.S Retail Fraud, có tới 34.5% các mất mát gây ra bởi Nhân viên.

>>> Tìm hiểu thêm về các rủi ro khi quản lý hàng tồn kho

Đa phần, số liệu ảo xuất hiện do doanh nghiệp gặp “nút thắt” ở quá trình kiểm kê hàng hóa hoặc quản lý nhân sự không chặt chẽ dẫn đến việc gian lận hàng hóa. Để tháo 2 ‘nút thắt” này, doanh nghiệp có thể đầu tư các thiết bị an ninh như camera an ninh hay cổng từ, tem QR Code, phần mềm quản lý DMS để hạn chế sai sót khi kiểm kê, kiểm đếm sản phẩm…

Trong đó, sử dụng QR Code giúp mọi thao tác của doanh nghiệp từ nhập, xuất cho đến kiểm soát hàng hóa đều trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Quy tắc thực hiện chỉ diễn ra trong vòng vài thao tác đơn giản như sau:
– Đối với nhân viên thì chỉ cần quét mã là hệ thống sẽ tự cập nhật mọi dữ liệu về số lượng nhập/xuất kho.

– Nếu người quản lý muốn kiểm tra tình trạng hàng hóa thì cũng chỉ cần duy nhất một thao tác quét mã QR Code. Như vậy, thông tin về số lượng theo từng mặt hàng, lịch sử nhân viên điều chuyển hàng, người thực hiện trong từng giai đoạn, chi phí liên quan… đều được hiển thị chi tiết.

Một khoản đầu tư khác cũng quan trọng không kém là đầu tư cho việc tuyển dụng những con người phù hợp. Những nhân viên có hiểu biết, được đào tạo bài bản và hài lòng với thu nhập của mình sẽ không gian lận, và sẽ chú ý quan sát, hỗ trợ khách hàng hơn, qua đó cũng giảm được tỷ lệ mất cắp gây ra bởi khách hàng.

2. Bí kíp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả

Để đảm bảo được việc xử lý, xuất hàng kịp thời, tránh tình trạng để hàng quá lâu, các doanh nghiệp thường quản lý hàng tồn kho theo các yếu tố sau:

a. Đảm bảo theo dõi hàng qua từng khâu

Hàng hóa lưu trữ trong kho cần được theo dõi chặt chẽ để tránh tình trạng thất thoát hàng. Quá trình theo dõi cần được thực hiện ở từng khâu thu mua, từng kho, nơi lưu trữ và người phụ trách.

Một số mẫu bảng kiểm kê:

b. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa

Dù doanh nghiệp có sử dụng các phần mềm hỗ trợ kiểm kê hay không, thì người quản lý vẫn cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra để đảm bảo số lượng hàng hóa theo phần mềm (hoặc sổ sách) khớp với lượng hàng thực tế có trong kho.

Thông thường sau khi kiểm kê sẽ có sai lệch về số liệu ít hay nhiều. Thường là thiếu hàng, và cũng có trường hợp là lệch hàng của những hàng hóa giống (thiếu mặt hàng này và thừa ở mặt hàng kia). Nếu xảy ra sai sót, quản lý cần rà soát lại các chứng từ nhập – xuất hàng đối với các mặt hàng bị thiếu một lần nữa để đảm bảo không bỏ sót điều gì (có phiếu bán hàng nào đó chưa được tính, có đem làm hàng mẫu ở đâu đó không, nhân viên marketing có mượn để chụp hình hay không…). Rà soát lại kho hàng xem các mặt hàng ấy có nằm chỗ nào khác hay không.

c. Theo dõi các chỉ số quan trọng về hàng tồn

Có 2 chỉ số mà nhà quản trị nên chú ý khi quản lý tồn kho. Đó là tỷ lệ quay vòng kho và tỷ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho.

Tỷ lệ quay vòng kho xác định số lần một hàng hóa được bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Công thức tính là:

Theo dõi tỉ lệ quay vòng kho giúp chủ shop thấy được tốc độ dịch chuyển hàng hóa của cửa hàng mình. Tỉ lệ này càng lớn càng tốt, vì nó đồng nghĩa với việc bạn không tốn quá nhiều tiền vốn tồn kho.

Trong khi đó, tỷ lệ lãi gộp trên vốn tồn kho cho biết tỉ lệ sinh lợi trên số vốn ban đầu tư vào kho, tức là mỗi đồng đầu tư vào kho, sinh lợi cho bạn được bao nhiêu. Công thức tính là:

e. Sử dụng phần mềm quản lý có tính năng tự động trừ tồn để tiết kiệm thời gian kiểm đếm

Nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa có cách nào để trừ tồn tự động, vì vậy mỗi ngày phải mất thêm thời gian để kiểm kê lại sản phẩm cho khớp với số lượng hàng đã bán. Việc này có thể thay đổi nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm DMS từ iCheck. Phần mềm có tính năng quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp:

– Phân loại kho theo chức năng sử dụng, quản lý kho theo từng nhà phân phối với nhiều đơn vị tính nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm kê hàng hóa tồn đọng tại doanh nghiệp và các nhà phân phối.

– Kiểm kê tồn kho tại điểm bán, ghi nhận theo thời gian thực.

– Quét mã vạch sản phẩm (mã Barcode hoặc QR Code), nhân viên kinh doanh chỉ cần dùng điện thoại di động quét mã sản phẩm để truy xuất thông tin sản phẩm hoặc tìm kiếm nhanh theo tên hoặc mã kho.

– Báo cáo hàng tồn ngoài thị trường theo từng đại lý. Xác định được tốc độ tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp trên thị trường

Lợi ích khi sử dụng phần mềm DMS iCheck để quản lý kho:

– Tự động hóa thao tác ghi nhận hàng hóa nhập/xuất kho, trừ tồn nhưng vẫn chính xác, đầy đủ.

– Kiểm soát tình trạng gian lận hoặc tránh những trường hợp thất thoát hàng hóa không đáng có.

– Cắt giảm các chi phí khoa học nhưng vẫn đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tốt. Nhờ đó, cơ hội tăng vốn lưu động nhiều hơn.

Lựa chọn một phần mềm giúp quản lý kho với chi phí đầu tư thấp mà lại dễ sử dụng sẽ hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu đến mức cao nhất có thể để giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ kiểm tồn và quản lý hàng tồn kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với iCheck để được tư vấn miễn phí nhé!